GenPI.co Jogja - Mungkin masih banyak yang belum familer dengan teknologi aplikasi attendance management.
Padahal teknologi absensi tersebut memiliki fungsi dan manfaat yang sangat banyak.
Software itu dirancang secara khusus untuk mengelola data absensi karyawan perusahaan. Dengan adanya software itu, data absensi karyawan dapat terselesaikan dengan praktis dan cepat alias tidak sama ketika diisi secara manual
Selain itu, software tersebut tidak hanya dapat merumuskan peraturan check-in dan check-out yang dilakukan kapan saja dan di mana saja. Akan tetapi, juga dapat meringkas data pegawai.
Sebenarnya apa aplikasi attendance management? Fungsi dan manfaat dari software tersebut seperti apa? Untuk informasi lebih jelasnya, silakan simak uraian di bawah ini:
Apa Itu Aplikasi Attendance Management?
Software yang termasuk dalam perangkat lunak manajemen absensi ini merupakan sebuah perangkat lunak berbentuk software yang khusus digunakan untuk melakukan beberapa tindakan yang berhubungan dengan sumber daya manusia pada perusahaan.
Tindakan tersebut dapat berupa merekam, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan.
Dengan adanya perangkat lunak software ini perusahaan tidak lagi membutuhkan tumpukan kertas atau mesin sidik jari untuk mengatur absensi para karyawan.
Penggunaan software yang mudah, dengan langkah data absensi yang masuk akan diolah kemudian diringkas menjadi sebuah laporan.
Sudah jelas bahwa hal tersebut akan berpengaruh pada proses pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan, serta diintegrasikan dengan berbagai pengembangan sumber daya manusia lainnya.
Misalnya, dalam laporan penggajian, evaluasi kinerja, liburan, dan lain sebagainya. Dapat disimpulkan bahwa aplikasi attendance management merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola data kehadiran karyawan sebuah perusahaan.
Bagian manajemen dalam perusahaan dapat menggunakan sistem tersebut untuk membuat keputusan penting dalam sistem perusahaan.
Pastinya Anda tahu bahwa manajemen kehadiran ini memainkan peranan penting dalam produktivitas dan profitabilitas data karyawan di tempat kerja.
Perangkat lunak ini nanti akan membantu untuk melacak kehadiran karyawan, kemudian juga akan membantu menghadirkan hasil akhirnya yaitu pertumbuhan dan perkembangan perusahaan di bidang nya masing – masing.
Secara sederhana tujuan dari pembuatan software untuk mengelola data absensi karyawan perusahaan dengan lebih mudah dan praktis. Sehingga dapat menghasilkan data yang lebih cepat dan efisien.
Di samping itu, kegunaan data kehadiran karyawan juga sangat berguna untuk pengambilan keputusan seorang HRD.
Sebagai contoh, ada seorang karyawan yang selalu datang tepat waktu, tetapi kinerjanya akhir-akhir ini menurun.
Dari data tersebut, HRD akan mencari tahu penyebab penurunan kinerja karyawan sekaligus mencari cara untuk mengatasi penurunan tersebut.
Oleh karena itu, adanya aplikasi attendance management ini dapat dijadikan sebagai dasar pada informasi hasil yang akurat.
Apa Saja Attendance Management Sebelum Software?
Sama halnya dengan penggunaan smartphone atau teknologi lainnya, selalu ada proses pada sistemnya dari waktu ke waktu yaitu masa lampau hingga sekarang bisa menggunakan internet.
Begitu pula dengan sistem attendance management yang mengalami proses hingga akhirnya sampai pada penggunaan software.
Untuk memahami hal ini lebih dalam, sehingga Anda mengerti apa saja sistem attendance management sebelum adanya penggunaan software. Inilah beberapa sistem attendance management yang digunakan untuk mengelola data karyawan.
1. Sistem Attendance Management dengan Kartu Manual
Banyak sejarah mencatat bahwa alat dengan sistem mesin kartu manual ini merupakan salah satu jenis absensi yang pertama kali digunakan di kantor. Hal ini diperkirakan masuk pada kurang lebih dua abad yang lalu.
Dengan sistem attendance management kartu manual ini, Anda memerlukan sebuah mesin bernama almano yang dipergunakan untuk sistem check lock. Dengan mesin tersebut karyawan yang hendak absen masuk pada mesin.
Setelah itu, karyawan tersebut menginput atau memasukan kartu jam hadir ke mesin almano. Pencetakan waktu secara real time-nya dapat dilakukan dengan mesin tersebut ketika kartu jam hadir karyawan dimasukan.
Gambarannya pada mesin ini terdapat sebuah lubang yang digunakan untuk memasukan kartu absensi karyawan.
Kemudian, Anda juga dapat melihat waktu saat ini dipergunakan jam analog. Sehingga, nantinya waktu yang terdapat di dalam jam analog itulah yang akan tercetak pada kartu hadir karyawan.
Perkembangan yang canggih, memunculkan teknologi baru yang lebih canggih lagi. Maka dari itu, kini sudah ada banyak perusahaan yang mulai meninggalkan sistem attendance management karyawan ini.
Alasannya pun cukup beragam, baik itu dari sisi karyawannya sendiri maupun untuk perusahaannya. Sebagai contoh, adanya proses yang susah untuk dijalankan karena divisi HRD wajib terlebih dahulu untuk mendata dan mencatat kehadiran karyawan secara manual.
Jelas hal ini membuat beberapa perusahaan akan bekerja tidak efektif dan cepat, karena nantinya akan ada banyak kertas yang dibutuhkan ditambah lagi rentan terjadinya kecurangan.
Kecurangan dengan sistem Attendance Management kartu karyawan ini bisa terjadi ketika ada beberapa orang atau karyawan yang bisa menitipkan kartu hadirnya kepada karyawan lagi untuk melakukan cek in kehadiran.
2. Sistem Attendance Management dengan Magnetic Card Digital
Perkembangan teknologi canggih memunculkan adanya inovasi dari developer karena bisa dikatakan bahwa sistem yang kedua ini memadukan antara mesin absensi digital dengan absensi kartu manual.
Sistem attendance management dengan Magnetic Card Digital ini sudah ada sekitar tahun 1980. Pada tahun tersebut menggunakan mesin absensi karyawan dengan kartu identitas atau biasa disebut juga dengan istilah Magnetic ID Card.
Selain digunakan sebagai mesin untuk mendata daftar absensi atau kehadiran, sistem ini dapat secara otomatis terdeteksi pada karyawan yang sudah melakukan penginputan data sebelumnya.
Para karyawan hanya perlu menggunakan slot mesin untuk menempelkan atau memasang kartu untuk kemudian terdeteksi secara sendirinya.
Mesin ini tergolong efektif untuk dilakukan dibandingkan dengan kartu manual yang perlu adanya penginputan jam hadir secara manual.
Selain efektif, juga penggunaannya cukup sederhana seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Di mana hanya perlu menempel, atau memasukan, atau menggeserkan kartu identitas pada mesin.
Akan tetapi, sama halnya seperti sistem attendance management yang manual bahwa pendataan setelahnya atau sebelumnya tetap dilakukan secara manual. Ditambah adanya tindakan kecurangan atau disalahgunakan.
Kasusnya sama seperti manual, seorang karyawan akan menitipkan kartu identitasnya kepada karyawan lain untuk bisa melakukan pendataan absensi. Kenapa bisa seperti itu? Karena pada mulanya mesin absensi card tetap terlebih dahulu memasukan data pada sistem.
Setelah itu, kartu tersebut dimasukan untuk dipergunakan oleh karyawan tersebut langsung ke dalam slot mesin attendance management karyawannya.
Proses ini bertujuan untuk melakukan autentifikasi terhadap sistem pemilik perusahaan dalam arti agar karyawan terdata pada sistem tersebut.
Kemudian jika instalasi telah berhasil dilakukan, maka penggunaan mesin attendance management karyawan dapat digunakan dan penggunaannya dilakukan ketika karyawan masuk kerja di pagi hari atau sesuai jadwalnya masing-masing.
Setelah itu, sistem secara otomatis akan mendata karyawan yang nantinya akan masuk. Setelah itu baru diproses oleh bagian staf HRD untuk bisa dikelola.
3. Sistem Attendance Management dengan Fingerprint atau Sidik Jari
Penggunaan kartu yang sudah semakin usang dan ada banyak tindakan kecurangan yang mengakibatkan kerugian pada perusahaan.
Teknologi yang terus berkembang menghadirkan sistem attendance management baru dengan mengusung sistem fingerprint atau sidik jari. Pertama kali sistem ini digunakan pada tahun 1997.
Pada tahun tersebut mesin absensi ini disebut juga dengan istilah mesin absensi berbasis biometrik. Biometrik yang menggunakan sidik jari karyawan dalam mempergunakan pendataan absensi karyawannya.
Hal ini bisa terjadi karena setiap karyawan akan mempunyai sidik jarinya masing - masing yang cenderung akan berbeda-beda dengan karyawan lainnya. Sehingga, akan lebih cocok untuk dipergunakan sebagai identitas karyawan guna meminimalisir tindakan kecurangan.
Selain bisa mengurangi atau meminimalisir tindakan kecurangan tersebut, sistem attendance management karyawan yang satu dapat digunakan secara sederhana dan praktis. Sehingga, secara mudah karyawan akan melakukan absensi kehadirannya masing-masing.
Akan tetapi, untuk tingkat kepraktisan dan efektifitasnya sendiri masih kalah dengan sistem attendance management software. Lalu apa itu aplikasi attendance management?
4. Aplikasi Attendance Management
Terakhir, terdapat sebuah sistem dengan perangkat lunak berbentuk software yang praktis untuk digunakan yaitu aplikasi attendance management. Sistem absensi yang cukup populer untuk pendataan kehadiran di masa sekarang .
Alasannya karena aplikasi attendance management ini berbasis iOS dan Android. Sehingga, penggunaannya pun akan lebih meningkatkan efektifitas serta kemudahan dalam pendataan setelah kehadiran terselesaikan.
Fungsi dan Manfaat Aplikasi Attendance Management
Sebenarnya fungsi atau manfaat ini akan dijadikan satu karena kedua hal tersebut saling berkaitan, jika sistem tersebut mempunyai fungsi sederhana akan akan memberikan manfaat penggunaan yang mudah dan seterusnya.
Inilah beberapa fungsi dan manfaat dari aplikasi attendance management yaitu sebagai berikut:
1. Sistem Terintegrasi
Fungsi pertama dapat Anda temukan pada sistem yang terintegrasi. Kegunaan data absensi yang diperoleh dari aplikasi attendance management ini nanti dapat berfungsi untuk menghitung gaji karyawan pada setiap akhir periode lebih praktis dan mudah.
Bayangkan saja jika penggunaan data absensi untuk menghitung upah dilakukan secara manual, maka membutuhkan waktu yang banyak serta akan memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error
Maka dari itu, guna mengatasi masalah tersebut muncullah teknologi baru bernama aplikasi attendance management.
Aplikasi attendance management yang telah terancang dengan sistem kerja terintegrasi secara online. Sehingga, akan lebih dapat dengan mudah menghubungkan data kehadiran karyawan dengan perhitungan jumlah gaji bulanan.
Selain itu, aplikasi attendance management juga dapat digunakan untuk menyederhanakan proses sebagai aplikasi lembur dan proses persetujuannya. Nantinya, proses pada sistem tersebut akan terintegrasi dengan proses pembayaran gaji karyawan secara langsung.
2. Sederhana dan cepat
Rancangan dari sistem ini akan membantu mempermudah penggunaannya, termasuk waktu dan manajemen kehadirannya.
Pengumpulan data karyawan secara manual tentunya membutuhkan waktu yang lama serta adanya peluang membuat pekerjaan menjadi tidak efisien.
Melalui manajemen absensi aplikasi attendance management, proses pendataan akan berjalan lebih cepat sekaligus memberikan keuntungan dalam proses menyelesaikan penelitiannya ditambah adanya fitur pelacakan real-time kehadiran karyawan perusahaan.
3. Akses Dimana dan Kapan Saja
Manfaat atau fungsi lainnya yaitu adanya sistem yang membantu karyawan untuk bisa melakukan absensi atau akses dimana saja dan kapan saja.
Semua pengguna dapat mengakses aplikasi attendance management kapan saja dan di mana saja melalui fungsi yang tersedia.
Para karyawan dapat dengan mudah mengakses serta mengunggah data kehadiran langsung dari smartphone masing-masing.
Termasuk ada sistem pelacakan lokasi GPS yang bisa dimanfaatkan untuk mengambil data saat dibutuhkan tanpa harus pergi ke kantor atau menelepon departemen terkait.
Itulah informasi mengenai aplikasi attendance management. Jika Anda tertarik menggunakan software tersebut, Anda bisa memakai software dari Talenta.co.
Talenta menghadirkan sebuah software HR dengan solusi yang dapat membantu Anda mengelola data absensi karyawan.
Anda dapat mengaksesnya dengan mendownload aplikasi attendance management dari Talenta.co sebagai software yang dapat membantu Anda membuat keputusan perusahaan yang lebih tepat. Pasti Anda tertarik menggunakan software dari Talenta, bukan? (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News