GenPI.co Jogja - Teknologi cloud telah merevolusi kehidupan sehari-hari kita dalam beberapa tahun terakhir. Sistem ini menghadirkan inovasi, peningkatan efisiensi dan profitabilitas bagi perusahaan.
Tak terkecuali pada bidang finansial, terdapat accounting software yang dapat meningkatkan efisiensi pembukuan perusahaan dan menyederhanakan administrasi keuangan Anda.
Apa itu Accounting software?
Secara tradisional, proses akuntansi menggunakan perangkat lunak dengan hosting secara lokal di hard drive komputer.
Di satu sisi, accounting software adalah akuntansi yang beroperasi menggunakan perangkat lunak yang dihosting dari jarak jauh pada sebuah cloud. Cloud adalah metafora untuk Internet.
Manfaat Menggunakan Accounting Software
Beberapa alasan mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk beralih ke accounting software adalah:
1. Akses secara real-time
Dengan penghitungan cloud, Anda dapat mengakses informasi keuangan utama Anda kapan saja, dari mana saja.
Saat Anda menggunakan sistem akuntansi berbasis desktop, seluruh data tersimpan pada drive lokal. Membatasi akses yang dapat Anda miliki ke informasi keuangan perusahaan.
Akuntansi berbasis cloud membebaskan adanya batasan ini. Semua data dan informasi terenkripsi dan tersimpan dengan aman di server cloud.
Karyawan dapat mengakses data tersebut dan bekerja dari browser web di tempat manapun memiliki koneksi Internet.
2. Solusi hemat biaya dan waktu
Bekerja secara online mengurangi biaya Teknologi Informasi dan menghemat waktu. Sistem berbasis desktop membutuhkan investasi pada hardware TI juga pemeliharaan perangkat keras tersebut.
Perusahaan memerlukan server untuk menampung perangkat lunak aplikasi dan data terkait juga perlu membayar seorang ahli TI untuk memelihara server dan jaringan kantor, yang mana memerlukan biaya yang terbilang mahal.
Akuntansi online beroperasi sepenuhnya dari cloud sehingga tidak memerlukan biaya mahal untuk perawatan infrastruktur IT.
3. Keamanan tingkat tinggi dan proses back-up sederhana
Jika Anda telah menggunakan akuntansi desktop, Anda akan menyadari kebutuhan untuk melakukan backup terhadap pekerjaan.
Pada platform cloud, pekerjaan tersimpan secara otomatis sehingga bisa menghemat waktu dan biaya untuk prosedur pencadangan yang terkadang memberatkan.
Semua informasi akuntansi Anda terenkripsi di sumbernya dan tersimpan ke cloud. Jadi satu-satunya orang yang dapat mengakses informasi rahasia adalah mereka yang memiliki hak akses.
Sistem akuntansi cloud juga terus diperbarui secara otomatis meningkatkan perangkat lunak dan pembaruan yang terjadi di belakang layar, tanpa mengganggu aktivitas Anda.
4. Berbagi data dan berkolaborasi dengan mudah
Kolaborasi adalah proses yang mudah dilakukan jika perusahaan menggunakan sistem berbasis cloud. Perusahaan besar memiliki jumlah karyawan yang tidak sedikit.
Dengan adanya accounting software ini seluruh karyawan dapat mengakses sistem yang sama, tanpa dikenakan biaya per pengguna.
Dengan demikian, perusahaan bisa memberikan akses kepada setiap pihak yang berkepentingan dengan tidak mengkhawatirkan anggaran tambahan.
5. Memfasilitasi lingkungan kerja paperless
Dengan sistem akuntansi tradisional kegiatan pengolahan dokumen, entri data, dan administrasi keuangan cukup menghabiskan waktu karena harus dicetak dalam bentuk hard copy. Metode ini dapat berdampak buruk bagi lingkungan.
Dengan sistem akuntansi online, Anda dapat mengurangi ketergantungan pada dokumen secara signifikan.
Invoice dapat terkirim melalui email langsung ke klien, menghilangkan biaya pencetakan dan perangko dan mempercepat proses pembayaran.
Karena semua dokumen memiliki format digital dan tersimpan pada sistem berbasis cloud, perusahaan tidak perlu menyimpan dokumen asli sehingga menghemat ruang pengarsipan dan biaya penyimpanan.
Saat ini, accounting software merupakan perkembangan teknologi baru yang berpotensi berdampak besar bagi dunia. Solusi otomatis ini memiliki banyak manfaat yang bagi pengguna dan bisnis seperti yang penjabaran di atas.
Sistem akuntansi yang vital bagi keberhasilan atau kegagalan bisnis berperan untuk menjalankan fungsi keuangan. Pilih accounting software terbaik yang dapat membantu perusahaan Anda.
Langkah Memilih Accounting Software Terbaik
Memilih accounting software terbaik untuk bisnis Anda bisa menjadi tantangan tersendiri. Mengingat banyaknya software di luar sana sehingga Anda mungkin saja bingung untuk memilih mana yang terbaik.
Banyak vendor yang menawarkan keunggulan accounting software mereka. Namun, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda? Berikut ini adalah tips untuk memilih software yang tepat bagi bisnis Anda:
a. Fitur yang Lengkap
Accounting software yang Anda pilih setidaknya harus memiliki fitur ini:
● Faktur berulang yang sesuai dengan tampilan dan tema
● Melacak pengeluaran sesuai kategori
● Mengelola inventaris
● Melakukan rekonsiliasi bank
● Membuat pesanan pembelian
● Menghitung dan mengelola pajak secara otomatis
● Menyimpan bukti pembayaran
● Mengelola daftar pelanggan dan vendor
● Mengelola aset
● Menghasilkan laporan keuangan lengkap, seperti laporan neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan laporan perubahan modal
● Setiap perusahaan tentu memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, namun setidaknya software pilihan Anda memiliki fitur seperti di atas.
b. Keamanan Data
Saat ini hampir semua software menggunakan cloud base system sehingga keamanan data perusahaan lebih terjamin. Jadi pastikan bahwa accounting software yang Anda pilih menggunakan cloud sebagai penyimpanan datanya.
Anda dapat menanyakan hal terkait keamanan data perusahan pada vendor sebelum memutuskan memakai software mereka.
c. Kemudahan Penggunaan
Tidak semua orang memiliki latar belakang akuntansi, sehingga pemilihan software dengan bahasa dan tampilan yang sederhana dapat memudahkan penggunanya.
Hal ini membantu perusahaan untuk menghemat biaya pelatihan sehingga tujuan bisnis dapat tercapai dalam waktu yang singkat.
d. Perhatikan Harga dan Tambahan Biaya
Semakin lengkap fitur yang ditawarkan oleh accounting software tentunya biayanya juga semakin tinggi. Yang perlu diperhatikan adalah adanya biaya tambahan saat Anda sudah menggunakan software untuk bisnis Anda.
Oleh karena itu, sebaiknya Anda memastikan terlebih dahulu apakah ada biaya tambahan terkait biaya pemeliharaan atau biaya tambahan lainnya pada situs web penyedia layanan.
e. Dukungan Layanan Purna Jual
Ini adalah hal penting yang tidak boleh terlewatkan karena sebaik apapun software yang Anda pilih, bisa jadi di kemudian hari terjadi kendala atau gangguan.
Jika tidak ada pihak vendor yang dihubungi dan diminta batuan saat ada kendala, maka investasi Anda menjadi sia-sia. Anda dapat memeriksa dukungan layanan purna jual dengan menghubungi nomor customer service lalu lihat bagaimana mereka merespon pertanyaan Anda.
Semakin ramah dan cepat respons yang diberikan, semakin baik pula layanan yang diberikan kepada Anda.
Salah satu accounting software yang dapat membantu Anda melakukan pengelolaan keuangan adalah Jurnal. Jurnal merupakan accounting software berbasis cloud computing, sehingga data yang ada akan tersimpan dengan baik.
Jurnal.id merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.
Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.
Dengan menggunakan Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.
Menariknya, Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin. Nikmati kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Jurnal selama 14 hari. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News