GenPI.co Jogja - Bagaimana jam kerja yang berlaku di perusahaan Anda saat ini? Apakah sudah berjalan normal dari pagi sampai sore atau memakai sistem jam kerja fleksibel?
Penerapan jam kerja di perusahaan memang tidak sama, karena menyesuaikan kebutuhan. Untuk beberapa sektor usaha yang harus menerapkan layanan 24 jam, misalnya pada layanan telekomunikasi juga perlu menerapkan aturan baru terkait shift kerja, yaitu dengan menggunakan aplikasi shift kerja.
Dalam sistem shift, fokus perusahaan bukan hanya tentang bagaimana sistem pergeseran jadwal kerja. Perusahaan juga tetap menyediakan pelayanan yang terbaik, tapi juga memperhatikan kesehatan karyawannya. Jadwal shift sengaja dibuat untuk mengoptimalkan produktivitas dan layanan.
Saat ini, banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi shift kerja untuk membuat jadwal kerja shift untuk mempermudah penyusunan jadwal.
Menurut Undang-undang yang berlaku di Indonesia, shift kerja telah diatur pasal 77-85 UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Dalam Undang-undang, ada beberapa poin penting tentang shift.
Untuk perusahaan yang menerapkan tiga shift, maka setiap shift maksimum delapan jam per hari, sudah termasuk jam istirahat di antara jam kerja. Jika diakumulasikan, jumlah jam kerja di masing-masing shift tidak melebihi 40 jam setiap minggu.
Bagaimanapun aturan yang diterapkan, yang jelas perusahaan harus mempertimbangkan kesehatan karyawan dan keseimbangan antara kewajiban kerja dan kehidupan personal mereka.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Shift Kerja
Tentunya bukan tanpa alasan mengapa kami menyarankan Anda untuk menggunakan aplikasi shift kerja dalam mengatur penjadwalan kerja. Pasalnya, ada beberapa keuntungan yang bisa didapatkan oleh perusahaan, seperti yang berikut ini :
Menghemat Biaya Tenaga Kerja
Penjadwalan otomatis dapat membantu memangkas biaya tenaga kerja. Bisnis dapat menghabiskan lebih sedikit dana untuk penggajian mereka atau tetap berpegang pada anggaran penggajian yang ada dengan menggunakan perangkat lunak ini.
Ada beberapa alasan untuk keuntungan penghematan biaya ini. Pertama, Anda dapat menghemat uang dengan menghindari staf departemen atau shift yang berlebihan. Selain itu, perangkat lunak akan memberikan peringatan peringatan ketika pilihan penjadwalan menghasilkan pembayaran lembur atau melebihi anggaran penggajian.
Hindari Kelelahan Pekerja
Setiap bisnis harus memiliki orang-orang yang bersedia mengisi kekosongan ketika seseorang memiliki kesibukan lain atau tidak dapat datang kerja. Mengandalkan orang yang sama dapat menyebabkan kelelahan dan kelelahan.
Dengan perangkat lunak otomatis, Anda dapat menemukan opsi penggantian lainnya. Anda tidak perlu bergantung pada karyawan yang sama setiap saat. Dengan menghindari kelelahan dan stres yang tidak perlu ini, pekerja tetap produktif.
Memangkas waktu untuk membuat jadwal shift
Bagi kebanyakan perusahaan yang masih menerapkan sistem manajemen konvensional, perumusan jadwal jam kerja atau shift karyawan membutuhkan waktu untuk penyusunan, belum lagi kalau sampai terjadi human-error.
Hal ini dapat diminimalisir bila manajemen memiliki teknologi yang dapat mengotomasi cara kerja manual dalam penugasan shift tersebut, terutama apabila Anda memiliki ratusan hingga ribuan pekerja yang perlu Anda atur shiftnya.
Mudah diakses dan meminimalisir miskomunikasi
Penggunaan teknologi yang tepat dapat meminimalisir adanya miskomunikasi, hal ini dapat dicapai dengan teknlogi yang dapat mengintegrasikan jadwal shift yang dibuat Supervisor pada pekerja. Kedua pihak dapat melihat langsung jadwal dalam satu aplikasi, dari jadwal per minggunya hingga apabila ada perubahan pada shift secara mendadak.
Dengan teknologi aplikasi shift kerja, semua dalam penjadwalan dapat diakses secara real-time serta dapat diakses kapan pun saja, sehingga lebih minim bias dan miskomunikasi. Kedua belah pihak pun mendapatkan transparansi yang lebih baik. Tanpa perlu adanya human-error atau dokumen fisik yang bisa rusak dan hilang.
Meminimalisir kesalahan yang berpotensi merugikan operasional dan bisnis
Berbeda dengan penjadwalan jam kerja yang dilakukan secara manual, penggunaan aplikasi dapat meminimalisir adanya kesalahan serta memangkas waktu Anda untuk menyusun jadwal shift kerja. Umumnya tantangan yang dialami HR/Supervisor ketika membuat shift adalah:
● Adanya miskomunikasi dari pekerja terhadap perubahan jadwal shift yang mendadak
● Jadwal shift yang kosong mendadak karena ada pekerja yang absen
● Membutuhkan waktu lagi untuk meghubungi atau mengganti pekerja yang mendadak tidak hadir
Dengan aplikasi shift kerja yang tepat, manajemen dapat lebih mudah melakukan evaluasi terkait perencanaan minimal untuk seminggu ke depan serta meminimalisir apabila adanya pekerja yang mendadak tidak dapat hadir karena semuanya telah terotomatisasi, mencegah kekurangan pekerja shift secara keseluruhan, meminmalisir adanya pekerja shift yang bentrok.
Memudahkan proses integrasi antar area lini bisnis perusahaan Anda
Selain dapat digunakan untuk mengatur jadwal shift para pekerja, pengunaan aplikasi memungkinkan terintegrasinya data shift antar HR/Supervisor dengan departemen finansial, sehingga memudahkan banyak pihak untuk proses penggajian dan faktur dengan lebih cepat.
Tentu hal ini akan menjadi nilai tambah tersendiri di mata Anda, mengingat di banyak perusahaan lain masih kerap ditemukan kerumitan saat hendak menunaikan hak karyawan semisal uang lembur dan sebagainya.
Lalu Bagaimana Tips Mengelola Shift Kerja Karyawan dengan Aplikasi Shift Kerja?
Mengatur jadwal kerja karyawan memang tidak selalu mudah bagi perusahaan, termasuk sistem shift. Meskipun terlihat sepele, tapi ternyata di dalamnya ada beberapa tantangan. Jadwal kerja juga bisa berpengaruh pada performa kerja dan menentukan kemajuan perusahaan.
Jika tidak teliti mengelolanya, apalagi kalau menyangkut lembur atau shift, risikonya bisa fatal. Jadi, apa yang seharusnya diperhatikan oleh HRD perusahaan agar jadwal shift kerja para karyawan bisa dibuat lebih tepat sesuai kebutuhan? dan apakah penggunaan aplikasi shift kerja untuk membuat jadwal kerja shift bisa membantu?
1. Komunikasikan Waktu Shift Kerja dengan Para Karyawan
Sistem shift kerja bisa menjadi solusi yang adil untuk perusahaan dan karyawan agar sama-sama mencapai tujuan. Meskipun tidak mudah untuk menentukan keputusan terkait jam kerja masing-masing, tentu harus ada komunikasi dua arah dengan karyawan.
Langkah komunikasi sangat penting untuk menghargai karyawan yang juga memiliki kehidupan pribadi dengan keluarganya.
Bahkan mungkin saja karyawan memiliki riwayat sakit yang tidak memungkinkannya bekerja di malam hari. Melalui pembicaraan terbuka, mereka bisa memberitahu apakah sanggup atau tidak kerja shift. Dengan catatan bahwa karier dan kehidupan personal berjalan dengan baik.
2. Pastikan untuk Membuat Jadwal Shift Kerja dengan Jelas
Sebelum menyusun jadwal kerja, yang seharusnya dipastikan ialah memahami tentang seluk beluk bidang usaha sendiri dan seperti apa cara mengelola tim. Dengan mengetahui bidang usaha sendiri berarti bisa mengetahui waktu-waktu tersibuk dalam perusahaan.
Setelah menemukan waktu-waktu yang sibuk, kemudian ditentukan siapa karyawan yang tepat dijadwalkan dalam jam tertentu. Dengan begitu, proses penyusunan jadwal kerja bisa lebih efektif dan proporsional bagi semua karyawan.
Jika Anda tidak mudah melakukannya sendiri, sekarang sudah ada aplikasi shift kerja untuk membuat jadwal kerja shift yang bisa memudahkan pengaturan jam kerja seperti aplikasi shift kerja Mekari Talenta.
Fitur Jam Kerja di dalam aplikasi shift kerja ini memungkinkan perusahaan bisa dengan mudah membuat jadwal shift tiap karyawan dalam satu divisi.
3. Pastikan Tidak Terjadi Kelebihan Jumlah Karyawan di Shift Tertentu
Jika terjadi kelebihan jumlah karyawan pada shift tertentu, kemungkinan besar hal tersebut memengaruhi jadwal kerja karyawan dan berpengaruh juga ke perhitungan gaji. Agar masalah jadwal dan masalah penggajian bisa dihindari, sebaiknya diperhitungkan secara rinci tentang kebutuhan kerja dan berapa karyawan yang memang dibutuhkan.
Satu lagi yang perlu dipertimbangkan adalah posisi atau jabatan karyawan yang bekerja shift. Baik shift pagi atau malam, setiap pekerjaan harus dipegang oleh karyawan yang sesuai bidangnya.
4. Sesekali Terapkan Rotasi Jam Kerja
Semua orang yang sudah lama berkutat dalam satu bidang sepertinya butuh suasana baru. Tujuannya adalah agar tidak jenuh dan bisa merasakan suasana baru. Rutinitas kerja dalam waktu tertentu bisa mengganggu kondisi mental jika dilakukan terlalu lama. Itulah pentingnya penerapan rotasi kerja dalam perusahaan.
Hal itu bisa meningkatkan semangat bekerja karyawan dan menghasilkan kinerja lebih optimal dan juga meningkatkan produktivitas. Alangkah lebih baik jika rotasi jam kerja yang dilakukan berkala juga melalui komunikasi dengan karyawan yang melaksanakan tugas, agar tidak ada keberatan dalam melaksanakan.
5. Maksimal Shift Delapan Jam Sehari
Pola kerja 8 jam sehari sepertinya sudah lama mengakar di dunia. Tapi beberapa perusahaan sepertinya sudah mengkaji ulang tentang hal ini. Bukan sekadar berapa lamanya jam kerja, tapi juga produktivitasnya. Pada intinya, jadwal kerja dalam sistem shift harus tetap mengikuti aturan yang berlaku yaitu delapan jam per hari. Hal tersebut disesuaikan dengan aturan kerja sistem shift pada Pasal 77 UU Ketenagakerjaan.
● 7 jam sehari (6 hari kerja per minggu)
● 8 jam sehari (5 hari kerja per minggu)
Rata-rata jam kerja produktif dalam satu minggu jika ditotal adalah 40 jam.
6. Tetap Jaga Kesehatan Saat Shift Malam
Terkadang bekerja shift juga memunculkan tantangan lain yaitu tentang kesehatan, apalagi yang bekerja shift malam. Karena memang kerja di malam hari lebih berisiko terhadap kesehatan dibanding jam kerja biasa, yakni pagi sampai sore.
Berdasarkan data National Sleep Foundation, jam kerja malam banyak dihubungkan dengan risiko penyakit, mulai dari gangguan metabolisme sampai kanker dan jantung. Untuk mengatasinya, tetap miliki pola tidur yang baik, yakni 8 jam sehari di luar jam kerja.
Selain pola tidur, pola makan sehat juga perlu dijaga. Selain diri sendiri yang harus menjaga, pihak divisi HRD perusahaan yang mengelola karyawan juga perlu untuk mengingatkan agar karyawan selalu menjaga pola hidup sehat walaupun shift malam. Ketika jam kerja karyawan diatur dengan proporsional, maka produktivitas pun bisa meningkat.
Demikianlah tips yang penting untuk mengelola jadwal kerja karyawan, khususnya terkait kerja shift. Meskipun pada umumnya jam kerja karyawan adalah pagi sampai sore, tapi juga tidak menutup kemungkinan untuk bekerja di malam hari. Setiap perusahaan yang layanannya berlangsung 24 jam tentu perlu memiliki jadwal shift, sehingga semua bagian perusahaan tetap bisa beroperasi.
Jadwal shift yang diterapkan bukan hanya untuk mendukung operasional perusahaan tapi juga memperhatikan kondisi karyawan. Dengan penerapan kebijakan yang tepat, semua pihak akan diuntungkan.
Dengan aplikasi shift kerja untuk membuat jadwal kerja shift dari aplikasi shift kerja Mekari Talenta perusahaan akan lebih efisien karena fiturnya mendukung apa yang dibutuhkan agar perusahaan tetap produktif.
Anda bisa mengelola karyawan sesuai kebutuhan dan tidak ada batasan jumlahnya. Ini jelas hemat biaya karena tinggal membayar sesuai dengan jumlah karyawan yang didaftarkan.
Hubungi tim Mekari Talenta dengan mengunjungi websitenya apabila Anda ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi shift kerja ini. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News