GenPI.co Jogja - Aplikasi payroll akan sangat membantu perusahaan dalam menghitung serta mendistribusikan gaji karyawannya.
Payroll sendiri atau yang dikenal dengan penggajian merupakan sebuah sistem administrasi yang mengelola semua hal yang berkaitan dengan gaji karyawan.
Dalam penggajian atau payroll sendiri tentunya mempunyai banyak komponen yang menyusunnya.
Di antaranya ialah gaji pokok, insentif, tunjangan, lembur, potongan, pajak, dan lainnya. Cara penghitungan serta komponen penggajian setiap perusahaan bisa saja berbeda-beda tergantung kondisinya.
Umumnya penggajian dilakukan selama periode bulanan, tetapi dapat juga dilakukan dalam periode lainnya seperti mingguan maupun per-project.
Penggajian sendiri merupakan hal yang sensitif dalam sebuah perusahaan, karenanya semua harus dikerjakan secara teratur dan akurat agar tidak terjadi kesalahan.
Untuk meminimalkan kesalahan dalam penggajian, kini telah hadir software atau aplikasi payroll yang khusus digunakan untuk mengelola gaji karyawan.
Namun, sebelum membahas tentang software atau aplikasi payroll sebaiknya kita mengetahui bagaimana cara kerja dari payroll itu sendiri.
Cara Kerja Sistem Payroll atau Penggajian Perusahaan
Bagi karyawan, mungkin yang mereka tahu tentang penggajian adalah ketika menerima gajinya saja.
Sebenarnya sistem penggajian merupakan proses yang terdiri dari 3 bagian yaitu pra penggajian, penggajian dan pasca penggajian. Untuk memahaminya mari kita simak pembahasan berikut :
1. Pra-penggajian
Proses pertama adalah pra-penggajian dimana perusahaan akan melakukan pemeriksaan yang dibagi dalam beberapa tahap kebijakan yang ada dalam perusahaan. Dalam proses ini akan memeriksa komponen gaji, cuti, tunjangan, absensi, dsb.
Semua data yang menjadi komponen dalam penggajian akan dikumpulkan oleh pihak terkait. Umumnya akan ada beberapa tim atau divisi yang dilibatkan agar mendapatkan informasi akurat terkait komponen gaji karyawan.
Semua data yang terkumpul selanjutnya akan divalidasi barulah akan dilakukan analisa apakah data tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak.
Dalam tahap ini juga akan divalidasi kembali agar tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan penggajiannya maupun karyawan yang sudah tidak aktif namun masih masuk penggajian.
2. Penggajian
Setelah semua data dalam tahap pra-penggajian divalidasi maka akan dimasukkan ke dalam sistem untuk segera diproses.
Proses ini akan menghasilkan pembayaran bersih yang sudah diproses beserta pajak, potongan, insentif, dan sebagaianya.
Setelah penghitungan selesai, hasil ini akan diperiksa kembali untuk diverifikasi akurasi datanya untuk menghindari kesalahan barulah gaji didistribusikan ke karyawan.
3. Pasca-penggajian
Setelah gaji didistribusikan maka proses akan diteruskan ke tahap pencatatan semua transaksi penggajian oleh bagian HR dan Finance.
Semua transaksi penggajian ini kemudian akan dimasukkan ke dalam buku kas perusahaan sebab gaji merupakan biaya operasional yang penting dicatat.
Karenanya dengan menggunakan aplikasi payroll akan menghemat banyak tenaga dan waktu dalam mengelola penggajian karyawan.
Selain itu aplikasi juga dapat menekan pengeluaran perusahaan hingga menghindarkan kesalahan. Dengan pengelolaan, perhitungan dan pendistribusian gaji yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat tentu akan menghemat banyak waktu bagian HR dan Finance.
Dengan demikian, mereka akan mempunyai banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan penting lainnya.
Mempunyai aplikasi yang dapat diandalkan untuk penggajian juga akan menjadi kelebihan tersendiri karena perusahaan tidak perlu menggunakan jasa pihak ketiga dalam hal penggajian.
Manfaat Pengaplikasian Aplikasi Payroll Pada Perusahaan
Manfaat utama yang akan dirasakan perusahaan dengan penggunaan aplikasi payroll adalah mereka tidak perlu khawatir lagi akan kesalahan yang mungkin terjadi dalam penggajian maupun pengirimannya.
Sebab semua proses atau pekerjaan penting perihal penggajian akan diselesaikan oleh sistem aplikasi yang akurat, cepat dan efisien. Selain itu manfaat secara umum dari pengaplikasian aplikasi payroll dalam perusahaan yaitu :
1. Menghitung gaji dengan cepat dan akurat
Manfaat utama dengan penggunaan aplikasi tentunya adalah dalam perhitungan gaji karyawan. Setelah semua data yang dibutuhkan diinputkan maka sistem secara otomatis akan menghitung gaji kotor karyawan.
Selanjutnya gaji kotor ini akan dihitung kembali dengan potongan seperti pajak, iuran BPJS baik kesehatan maupun ketenagakerjaan, dan lain-lain.
Setelah perhitungan selesai dan menghasilkan besaran gaji bersih maka barulah gaji akan dikirim ke rekening karyawan secara otomatis.
Bahkan aplikasi yang baik juga dapat menghitung biaya klaim karyawan, pengobatan pribadi (tanpa BPJS) dan pengeluaran lainnya oleh karyawan yang ditanggung oleh perusahaan.
2. Pembuatan formulir pajak
Pembuatan formulir pajak secara otomatis juga merupakan salah satu kelebihan aplikasi khusus untuk penggajian.
Formulir ini kemudian dapat dicetak untuk kemudian diberikan kepada pihak terkait, dengan begitu pembuatan formulir pajak tidak akan membuang anggaran dan waktu.
Bahkan kini aplikasi juga dituntut dapat mengikuti perubahan kebijakan dalam hal perpajakannya. Sebab kebijakan terkait pajak juga dapat berubah sewaktu-sewaktu, sehingga aplikasi juga dituntut agar tetap sesuai dengan kebijakan yang diterapkan.
3. Keamanan datanya terjamin
Berbagai data terkait penggajian yang disimpan secara manual tentu akan menyulitkan, memakan banyak waktu dan kertas serta tempat penyimpanan.
Dengan penggunaan aplikasi payroll, perusahaan tidak akan direpotkan lagi dengan hal tersebut.
Selain itu data juga akan tersimpan dengan rapi dan aman, hal ini memudahkan ketika mencari data yang dibutuhkan.
Bila data sudah tidak diperlukan juga dapat dihapus dan bila karyawan membutuhkan bukti fisik dengan aplikasi juga memungkinkan untuk mencetaknya.
4. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan
Dengan kebutuhan dan kondisi yang berbeda-beda juga dapat membuat sistem penggajian antar perusahaan berbeda pula.
Di sini aplikasi juga dituntut dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Pastikan untuk memilih vendor atau pengembang yang tepercaya dan berpengalaman agar dapat memenuhi kebutuhan Anda. Tentu kita tidak ingin ada beberapa fitur yang justru sia-sia di dalam aplikasi.
Perusahaan kecil atau rintisan tentunya membutuhkan fitur yang lebih sedikit dibandingkan perusahaan besat yang ingin berinvestasi pada sistemnya.
Umumnya perusahaan tersebut ingin aplikasinya terintegrasi dengan aspek perencanaan serta pengelolaan sumber daya lainnya. Sebagai contoh mereka ingin aplikasi payroll juga terintegrasi dengan sistem absensi, penjadwalan, HRD, dll.
5. Self-Service
Dengan penggunaan aplikasi nantinya juga memungkinkan karyawan dapat mengakses informasi gajinya secara mandiri. Mereka dapat mengetahui rincian gajinya baik dari potongan, waktu kerja, insentif, pajak, dan lain-lain.
Adanya aplikasi juga memungkinkan karyawan melakukan berbagai pengajian secara otomatis melalui aplikasi tanpa perlu menggunakan surat permohonan lebih dulu.
Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi juga membuat kini berbagai aplikasi bisnis sudah berbasis cloud atau online.
Dengan begitu akan memungkinkan user untuk mengaksesnya dari mana dan kapan saja. Karena berbasis online juga memungkinkan sistem untuk diupdate secara otomatis untuk menyesuaikan dengan kebijakan yang berlaku.
6. Memudahkan pembuatan laporan
Transaksi terkait payroll umumnya mempunyai frekuensi yang tinggi, tentunya disini diperlukan laporan yang mudah dibaca untuk keperluan analisis.
Dengan penggunaan aplikasi memungkinkan perusahaan bersama bagian accounting untuk membuat laporan yang dibutuhkan dengan data yang detail dan mudah dibaca. Bahkan laporan ini juga mudah dipahami untuk orang awam sekalipun.
Kriteria Aplikasi Payroll Terbaik
Setelah kita tahu manfaat aplikasi payroll ketika digunakan dalam perusahaan tentu kita juga harus tahu hal apa saja yang harus diperhatikan saat memilih aplikasi tersebut.
Sebab karena akan menyimpan data perusahaan yang bersifat rahasia, tentunya kita harus menggunakan aplikasi dari vendor atau pengembang terpercaya. Untuk itu berikut beberapa kriteria aplikasi payroll yang dikeluarkan oleh vendor terbaik :
1. Keamanannya terjamin
Selain data terkait penggajian yang bersifat rahasia, data tersebut juga merupakan hal yang sensitif dalam sebuah perusahaan. Karenanya aplikasi yang digunakan harus mempunyai tingkat keamanan yang terjamin.
Dengan sistem keamanan yang tinggi tentunya resiko pencurian data untuk disalah gunakan akan semakin kecil bahkan dapat dicegah.
2. Fleksibel dan kompatibel
Selain dari segi keamanannya, aplikasi juga dituntut agar fleksibel dan kompatibel. Fleksibel disini juga berarti dapat terintegrasi dengan berbagai sistem yang ada di dalam perusahaan.
Kompatibel berarti aplikasi dapat digunakan untuk berbagai macam perangkat maupun sistem operasi.
3. Kelengkapan fitur
Tentunya sebuah aplikasi yang baik harus mempunyai fitur lengkap yang akan menunjang fungsinya terkait payroll. Pastikan semua fitur yang Anda butuhkan ada di dalam aplikasi.
Tidak hanya perhitungan gaji saja, tetapi juga mempunyai fitur perhitungan iuran BPJS, pajak, dan lain-lain.
Pilih pula aplikasi dengan fitur yang dapat melakukan perhitungan secara otomatis dan akurat untuk menghindari kesalahan perhitungan dalam penggajian.
4. Perhitungannya otomatis dan akurat
Tentunya tidak setiap saat karyawan selalu hadir di kantor, ada kalanya mereka cuti, ijin, melakukan perjalanan dinas, dan lainnya.
Tentu hal tersebut juga akan mempengaruhi perhitungan gaji yang akan mereka terima setiap bulannya. Pastikan aplikasi dapat melakukan perhitungan dengan semua komponen tersebut secara otomatis dan akurat.
5. Terdapat layanan pelanggan dan fitur trial
Meskipun aplikasi payroll yang digunakan sudah baik, namun bukan berarti tidak akan ada masalah ketika digunakan maupun kebingungan user saat memakainya.
Oleh karena itu, pastikan aplikasi yang Anda pilih dan gunakan mempunyai layanan pelanggan atau layanan bantuan yang selalu siap sedia.
Pastikan tim layanan pelanggan melayani Anda dengan baik ketika ada masalah saat menggunakan aplikasi.
Disamping itu, aplikasi yang baik juga umumnya menyediakan fitur trial sebagai percobaan kepada pelanggannya. Melalui fitur trial ini Anda dapat menggunakan aplikasi secara gratis selama beberapa hari.
Dari sini Anda dapat mencoba berbagai fitur yang ada pada aplikasi. Salah satu aplikasi Talenta terbaik bisa Anda coba fitur trialnya di Aplikasi Payroll yang merupakan aplikasi keluaran pengembang Mekari.
6. Pastikan pengembang atau vendor terpercaya
Tentu karena akan menyimpan banyak data perusahaan yang bahkan bersifat rahasia, pastikan Anda memilih aplikasi dari pengembang terpercaya seperti Mekari.
Mekari merupakan vendor atau pengembang aplikasi dan software khusus untuk bisnis yang telah berpengalaman dan terpercaya oleh banyak kliennya.
Pengembang Mekari dapat menyediakan aplikasi maupun software khusus bisnis yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Beberapa aplikasi atau software tersebut bisa Anda lihat di website resmi Talenta.co.
Di sini Anda akan dibantu oleh tim ahli yang telah berpengalaman untuk mengembangkan bisnis Anda.
Dengan mengefisienkan proses bisnis yang ada di perusahaan Anda tentunya akan ada banyak waktu yang bisa didapatkan untuk mengembang bisnis. Kembangkan bisnis Anda bersama aplikasi dan software khusus bisnis by Mekari. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News